Gestor de Documentos (DMS)

Una plataforma de DMS (Document Management System), permite realizar la gestión de documentos estructurados y permitiendo tanto la creación contextual, administración y la posibilidad de ediciones paralelas, como también la búsqueda avanzada y eficaz de documentos activos en todos los niveles de la organización. 

Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo clave en la organización. Un sistema de gestión documental DMS es una fuente de información sobre las actividades de la organización, que sirve de apoyo a posteriores actividades y al proceso de toma de decisiones

Objetivos

  • DMS tiene como objetivo la adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos, lo que resulta esencial para las organizaciones, a fin de proteger y conservar los documentos y poder acceder a los mismos de manera efectiva a lo largo de su ciclo de vida.

  • El ciclo de vida de un archivo comienza con su creación y la opción de ser editado en forma conjunta por un cierto grupo de trabajo, seguido por su almacenamiento permanente en un formato inalterable conforme a garantías técnicas y de trazabilidad y, culminando con su eliminación, una vez caducado el plazo de tiempo designado para su almacenaje.

Caracteristicas y beneficios

  • Integrar documentos en los sistemas y los procesos de la organización.
  • Permitir el acceso a la información de la organización de forma descentralizada.
  • Generar políticas y normas reflejadas en procedimientos y directrices.
  • Asignar responsabilidades y competencias para cada usuario.
  • Minimizar los tiempos de búsqueda de información.
  • Evita la existencia de datos duplicados mediante la gestión de versiones.
  • Incrementar controles mediante la trazabilidad de los documentos.
  • Monitorear los distintos pasos y modificaciones del documento

Los documentos permiten a las Organizaciones

  • Reflejar políticas, directrices y respaldar todo tipo de actividades organizativas.

  • Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a su management.

  • Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.

  • Facilitar la ejecución eficaz de actividades y procesos establecidos.

  • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras.

  • Apoyar y documentar las actividades de investigación junto a sus resultados, así como los antecedentes históricos.

  • Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades de archivo, auditoría y supervisión.

  • Mantener la información histórica corporativa, personal y colectiva.

  • Garantizar la continuidad en casos de catástrofe.

  • Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por las organizaciones.

Funcionalidades

  • Plan de archivo
  • Control de versiones y auditoría.
  • Acceso universal multidispositivo.
  • Captura y gestión de metadatos.
  • Notas y anotaciones en documentos.
  • Edición colaborativa.
  • Indexación de todos los contenidos.
  • Diseño de formularios online.
  • Ingreso de datos manual
  • Ingreso de datos masivos mediante importación de plantillas Excel
  • Filtros y búsquedas inteligentes
  • Exportación de datos a PDF / Excel
  • Módulos de conversión de formatos
  • Reportes y estadísticas
  • Módulo de gestión de usuarios
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