Procesos de Negocios (BPM)

Una plataforma de BPM (Business Process Management) es una herramientas de Transformación Digital que cambia radicalmente la forma de gestionar una organización, permitiendo operaciones más eficientes, la automatización de ciertas actividades y mucha mayor potencia de trabajo con los mismos recursos.

El BPM consiste en modelar, implementar y ejecutar dentro de una plataforma digital, un conjunto de actividades interrelacionadas, que en efecto constituyen un Proceso y que se realizan para lograr un objetivo concreto. Este Proceso puede que se lleve a cabo dentro de un sector de la organización o abarcar a la entidad en su conjunto, o incluso puede contar con extensiones para incluir a clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de dicho proceso.

Objetivos

  • Optimizar el flujo de trabajo de los diferentes sectores de una organización, integrando reglas de negocio y actividades y transformando la forma de trabajo de cada uno de sus miembros de un equipo, de la manera de conseguir una cultura de mejora continua, basada en la el hecho de que siempre hay una forma más eficiente de realizar un proceso.
 
  • Conectar a las personas, procesos y tecnología, formando un núcleo de trabajo inteligente, en el que las secuencias de tareas repetitivas son delegadas a una herramienta automatizada para priorizar actividades core y tomar decisiones más complejas de forma efectiva, lo que nos lleva en última instancia a la creación de procesos de negocio eficientes.

Puntos Clave

  • La cadena de valor: Este concepto teórico, describe el modo en que se desarrollan las actividades en una organización y es clave para la gestión basada en procesos, ya que distingue distintos eslabones interrelacionados entre sí en todo circuito de trabajo. De esta forma, existirían actividades primarias y actividades de soporte que no proporcionan valor en sí mismas, pero no por ello carecen de importancia. Es vital establecer adecuadamente dependencias entre diferentes tareas, ya sea de manera secuencial, paralela o condicional para que el Workflow sea preciso.
  • Definición correcta de los procesos: Cada proceso lleva asociado un factor técnico y otro humano, que debe analizarse para validar la posibilidad de su modelación. Para ello se debe contar con información correcta validada desde un punto de vista fáctico, incluyendo los insights de quienes efectivamente deben llevar el proceso adelante ya que cuentan con knowhow específico. En una primera instancia, suelen analizarse procesos críticos en los cuales el nivel de complejidad creciente conlleva a la obsolescencia de los métodos de trabajo legacy.
  • Eliminar el “Efecto silo”: Se conoce con este nombre a una serie de problemas de comunicación, coordinación y establecimiento de prioridades que se suelen dar en las organizaciones fuertemente orientadas a lo funcional o departamental por sobre una gestión por procesos. Este efecto genera grandes desafíos que deben superarse con un enfoque más integral de los problemas, donde lo importante es el proceso en conjunto y no los intereses de cada departamento en separado. La fragmentación de estructuras, diferencias culturales y verticalidad en el proceso de toma de decisiones son algunos de sus síntomas.
  • Procesos estructurados y adaptativos: La gestión de procesos empresariales distingue entre Workflows estandarizados y no estandarizados. Un Workflow puede ser diseñado por completo de manera estructurada (normativa) pero en muchos casos de deben incluir secuencias más adaptativas (flexibles). La organización puede determinar el grado de estandarización de sus procesos de negocio y puede encontrar el equilibrio correcto entre modelos de procesos predefinidos y la necesidad de incluir una mayor libertad en la ejecución ciertas actividades.
  • Automatización: Las plataformas de BPM permiten la automatización de tareas repetitivas de gran volumen que son parte de un proceso existente que es llevado adelante por personas. Las actividades se automatizan basándose en reglas y administrando excepciones, manipulando datos e información como lo haría un ser humano. De esta manera se liberan recursos que pueden ser utilizados en actividades de mayor valor agregado, en donde se requiera creatividad o interacción con otras personas. La automatización funciona únicamente en casos en los que se puede determinar sistemáticamente una secuencia rutinaria de tareas sus reglas y excepciones.

Caracteristicas y Beneficios

  • Aumenta la competitividad de la empresa, reduciendo el tiempo en la toma de decisiones y permitiendo una rápida implementación de nuevas estrategias de negocio.

  • Permite una mayor capacidad de análisis, generando información consistente y de mayor calidad, minimizando el tiempo de acceso a la misma.

  • El proceso se gestiona tal y como fue diseñado, asegurando que se cumplen las políticas y los estándares, obteniendo resultados homogéneos y predecibles.

  • Aporta mecanismos para una gestión consistente y una mejora continua del proceso, optimizando costos. 

  • Mejora la eficiencia y la agilidad, incrementando la productividad y el número de actividades que pueden ejecutarse simultáneamente

  • Optimización de los recursos humanos, eliminando la duplicación de trabajos y disminuyendo la necesidad de formación

  • Brinda trazabilidad y reduce el control burocrático y la generación de documentación excesiva.

  • Permite la colaboración interna y externa, mejorando la comunicación y la coordinación del equipo de trabajo

  • Minimiza todo tipo de desviación negativa del tiempo y elimina retrasos en las tareas

  • Brinda una experiencia de usuario satisfactoria y efectiva, disminuyendo eltiempo de comunicaciónentre actividades, personas y procesos.

  • Mejora el resultado de un amplio espectro de KPIs que van desde calidadde los productos y servicios ofrecidos hasta el servicio deatención al cliente. 

Funcionalidades

  • Integración con los principales sistemas ERP y CRM del mercado.
  • Acceso universal multidispositivo.
  • Gestión de tareas.
  • Asignación de funciones y actividades, con reglas de delegación
  • Automatización de la lógica de negocio
  • Monitoreo de KPIs
  • Trazabilidad de actividades y auditoría
  • Reportes y estadísticas
  • Módulo de gestión de usuarios
  • Filtros y búsquedas inteligentes
  • Firma electrónica y criptografía.
Scroll to Top