Plataforma de Relevamiento, Consolidacion de Informacion y Metricas

Muchas Compañías y Organizaciones que nuclean distintas unidades funcionales o unidades de negocios tienen como principal desafío, poder integrar el flujo de información proveniente de cada uno de estos satélites y generar un input de calidad que resulte en un proceso de toma de Decisiones más efectivo.

La información suele circular en forma no estructurada, con poca o ninguna validación y registro, tanto de contenidos como de versionado. Esta situación genera una permanente incertidumbre con respecto a la calidad y exactitud de la misma impactando en forma directa en todos los procesos.

Esta herramientas de Transformación Digital cambia radicalmente la forma gestionar la Interacción y el Intercambio de Información entre las distintas unidades permitiendo operaciones más eficientes, la automatización de ciertas actividades y mucha mayor potencia de trabajo utilizando los mismos recursos.

Objetivos

  • Administrar de forma sistémica la interacción de nodos en Estructuras descentralizadas con gran Dispersión geográfica o Unidades operativas independientes que tienden a tener cada una su propia interpretación de las formas y los contenidos que deben considerarse en el relevamiento y procesamiento de la información.

 

  • Optimizar el flujo de información de los diferentes sectores de una organización, integrando reglas de negocio y actividades y transformando la forma de trabajo de cada uno de sus miembros, de la manera de conseguir pautas culturales uniformes, basadas en la el hecho de que siempre hay una forma más eficiente de realizar un proceso.

 

  • Maximizar la capacidad de respuesta de la organización en un entorno dinámico, complejo y de alta competencia que requiere de estrategias diferenciadoras que se retroalimenten de información en Tiempo real para mantener sus ventajas competitivas o en casos extremos para garantizar su supervivencia.

 

  • Conectar a las personas, procesos y tecnología, formando un núcleo de trabajo inteligente, en el que las secuencias de tareas repetitivas son delegadas a una herramienta automatizada para priorizar actividades core y tomar decisiones más complejas de forma efectiva, lo que nos lleva en última instancia a la creación de procesos de negocio eficientes.

Puntos Clave

  • La Oportunidad: Cualquier proceso que involucre compartir documentos físicos, compartir archivos y hojas de cálculo que se revisionan de manera constante o un workflow en dónde hay mucha Información que viaja en el cuerpo de un email es una oportunidad clara para generar una mejora relevante. La estandarización del imput y la aplicación de reglas de negocio de manera simple, efectiva, minimiza la posibilidad de errores y permite minimizar el nivel de incertidumbre con respecto a la calidad de los datos.
  • Definición correcta del flujo de información:  Cada proceso lleva asociado un factor técnico y otro humano, que debe analizarse para validar la posibilidad de su modelación. Para ello se debe contar con información correcta validada desde un punto de vista fáctico, incluyendo los insights de quienes efectivamente deben llevar el proceso adelante ya que cuentan con knowhow específico. En una primera instancia, suelen analizarse flujos de información críticos en los cuales el nivel de complejidad creciente conlleva a la obsolescencia de los métodos de trabajo legacy.
  • Confidencialidad, Seguridad y Trazabilidad: El manejo de información crítica requiere la posibilidad de darle un tratamiento diferencial que la proteja de una posible divulgación no consentida, vulnerabilidades y alteraciones intencionales o accidentales. La posibilidad incluso de que cualquier input aportado por una nodo o unidad de negocios sea procesado sin que ningún otro usuario acceda a la misma es un elemento clave en las organizaciones. Todos estos requerimientos son imposibles de implementar de forma efectiva sobre un flujo de información no estructurado, por lo que el tratamiento de cada dato    queda librado solamente al comportamiento de los usuarios involucrados en el proceso. 
  • Eliminar el  “Efecto silo”: Se conoce con este nombre a una serie de problemas de comunicación, coordinación y establecimiento de prioridades que se suelen dar en las organizaciones fuertemente orientadas a lo funcional o departamental por sobre una gestión por procesos. Este efecto genera grandes desafíos que deben superarse con un enfoque más integral de los problemas, donde lo importante es el proceso en conjunto y no los intereses de cada departamento en separado. La fragmentación de estructuras, diferencias culturales y verticalidad en el proceso de toma de decisiones son algunos de sus síntomas.
  • Automatización: Una plataforma especializada permite la automatización de tareas repetitivas independientemente de su complejidad ya que la misma queda absorbida por la capacidad de procesamiento de la herramienta, con una interfaz dinámica e intuitiva. Las actividades se automatizan basándose en reglas y administrando excepciones, manipulando datos e información como lo haría un ser humano. De esta manera se liberan recursos que pueden ser utilizados en actividades de mayor valor agregado, en donde se requiera creatividad o interacción con otras personas. La automatización funciona únicamente en casos en los que se puede determinar sistemáticamente un flujo de información, sus reglas y excepciones.

Caracteristicas y Beneficios

  • El Panel inteligente de procesos de Relevamiento permite al usuario crear, modificar o eliminar de forma intuitiva nuevas plantillas para recabar información. El usuario puede segmentar, ordenar y filtrar sus operaciones en todo momento.

 

  • Los proceso se gestionan de forma estandarizada, tal como fueron diseñados, asegurando que se cumplen las políticas y los estándares, obteniendo resultados consistentes y predecibles.

 

  • La sistematización y simplificación de procesos permite la Optimización de los recursos humanos asignados, disminuyendo la necesidad de formación específica y eliminando la duplicación de trabajos.

 

  • Los datos recabados impactan en Tiempo Real en la plataforma por lo que no hay que esperar a presentaciones periódicas de resultados o distribuciones por email. Los indicadores y reportes se generan en un continuo de tiempo.

 

  • Aumenta la capacidad de reacción de la organización y de las unidades funcionales, reduciendo el tiempo en la toma de decisiones y permitiendo una rápida implementación de nuevas estrategias de negocio.

 

  • La plataforma también permite el acceso a un Dashboard con una cantidad importante de Analíticas con todo tipo de Indicadores, KPIs, rankings y otras Métricas. Las Visualizaciones que lo integran, brindan mayor capacidad de análisis con información consistente y de mayor calidad.

 

  • La posibilidad de Integrar datos históricos junto con los datos ingresados en una sola plataforma es vital para comparar muy fácilmente distintos períodos y armar series históricas.

 

  • Permite definir ciertos datos como Confidenciales. Esa información no es accesible de forma disgregada para ningún otro usuario y solo puede utilizarse como input de un proceso.

 

  • La información puede ingresarse desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, ya sea una notebook, tablet o smartphone.

 

  • La plataforma brinda trazabilidad y reduce el control burocrático y la generación de documentación excesiva, generando una experiencia de usuario satisfactoria y efectiva.

 

  • La incorporación features de Seguridad es un punto fundamental que distingue al uso de una plataforma con respecto a cualquier método tradicional utilizado para relevar y distribuir información a través de planillas.

 

  • Mejora el resultado de un amplio espectro de KPIs que van desde calidad de los productos y servicios ofrecidos hasta el servicio de atención al cliente.

Funcionalidades:

  • Gestión de Interacción
  • Automatización de la lógica de negocio y estandarización del input
  • Acceso universal multidispositivo.
  • Dashbord con explotación visual de estadísticas de gestión.
  • Monitoreo en tiempo real de Métricas, Indices y KPIs
  • Filtros y búsqueda inteligente de operaciones o actividades
  • Módulo de gestión de usuarios
  • Asignación de funciones y actividades, con reglas de delegación
  • Trazabilidad de actividades y auditoría
  • Envío de notificaciones automatizadas vía email
  • Visualización de estado de las distintas actividades
  • Reportes y exportación de información.
  • Firma electrónica y criptografía.
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